Ürün listesini sisteme aktarmak kulağa basit gelir: dosya sende, sistem karşında. Pratikte excel ürün aktarımı, kataloğunuzun temelini attığınız andır — ve temeldeki hata, üzerine kurulan her teklifle, her vitrin sayfasıyla büyür. Kirli giren veri, temiz çıkmaz.
Aşağıda sahada en sık gördüğümüz yedi hata var. Her biri için üç şey anlatacağız: belirtisi (nasıl fark edersiniz), kök nedeni (neden olur) ve çözümü (bir daha olmaması için ne kurulur).
1. Başlıksız ya da birleşik sütunlar
Belirti: Eşleme ekranında "Sütun A, Sütun B" gibi anlamsız başlıklar; ya da "Ürün Adı ve Ebadı" gibi iki bilginin tek hücrede yaşaması.
Kök neden: Liste insan gözü için hazırlanmıştır, makine için değil. Üstte logo satırları, birleştirilmiş hücreler, görsel amaçlı boş kolonlar…
Çözüm: Aktarım öncesi tek kontrol — ilk satır başlık, her sütun tek bilgi. Ayrıştırma gerekiyorsa bir kez yapın; eşleme kaydedildiği için sonraki listelerde tekrar gerekmez. Başlığa göre eşleyen akışta üreticinin sütun sırası değişse bile eşleme bozulmaz.
2. Kopya kayıt: aynı ürün iki satır
Belirti: Aramada aynı kod iki kez çıkar; teklife hangisinin ekleneceği belirsizdir.
Kök neden: Sekmelerin elle birleştirilmesi, eski listenin üstüne ekleme, ya da "yeni gelenleri alta yapıştırma" alışkanlığı.
Çözüm: Kod bazlı eşleştirme yapan bir akış kullanın: var olan kod güncelleme, yeni kod ekleme olarak ayrışsın ve ikisi de önizleme raporunda ayrı sayılsın. "2.400 satır: 2.310 güncelleme, 74 yeni, 16 çakışma" diyen bir rapor, kopya kaydı daha kapıda yakalar.
3. Birim karmaşası: adet mi, kutu mu, m² mi?
Belirti: Aynı birimin üç yazımı (AD, Adet, adet); dönüşüm katsayısı diye bir alanın hiç olmaması.
Kök neden: Listede birim, hesap için değil "hatırlatma" için yazılmıştır; kural yoktur.
Çözüm: Birimleri aktarımda tek sözlüğe bağlayın; dönüşüm katsayısı (kutu başına m² gibi) ürün kaydına o anda yazılsın. Bu alan, teklifte otomatik birim hesabının ön koşuludur — seramikte m²–kutu hesabı tümüyle bu katsayıya yaslanır.
4. Sıfırı düşen ürün kodları
Belirti: "0450123" kodu katalogda "450123" olmuş; barkod sütununda "8,68E+12" gibi bilimsel gösterim.
Kök neden: Excel’in kod sütununu sayı sanması. Excel’in suçu değil, metin/sayı ayrımının hiç yapılmamış olması.
Çözüm: Kod ve barkod sütunlarını metin olarak eşleyin; aktarım önizlemesi kod uzunluğu değişen satırları uyarı olarak listelesin. Kod düzeni yazısında anlattığımız kural burada da geçerli: kod, üreticinin verdiği hâliyle, karaktere dokunulmadan girer.
5. Varyantların ayrı ürün sanılması
Belirti: Katalogda "Mat Siyah Batarya", "Krom Batarya", "Altın Batarya" üç bağımsız ürün; arama sonuçları kalabalık, aile görünümü yok.
Kök neden: Listede varyantlar zaten satır satırdır; aktarımda varyant ekseni işaretlenmemiştir.
Çözüm: Eşlemede hangi sütunların varyant bilgisi (renk, ebat, ambalaj) taşıdığını işaretleyin; varyant düzeni kurulduğunda seçenekler tek ailede toplanır, her üye kendi kodu ve fiyatıyla ayrışır.
6. KDV’nin akla sonra gelmesi
Belirti: Teklif toplamı müşterinin hesabıyla tutmuyor; fark hep küçük ama hep var.
Kök neden: "Nasılsa hep %20" varsayımı. Karışık sepette farklı oranlı ürünler tek orandan toplanınca hata sessizce doğar.
Çözüm: KDV oranını ürün kaydının zorunlu alanı yapın; oran listede yoksa aktarımda sorulmalı, varsayımla geçilmemeli. Satır bazlı KDV, teklif hesabının güven temelidir.
7. En büyüğü: önizlemesiz yazım
Belirti: "Aktardık ama katalog karıştı" cümlesi. Ne girdiği aktarımdan sonra öğrenilmiş, temizlik kataloğun içinde yapılmaya çalışılıyor — en pahalı yerde.
Kök neden: Aktarımın tek adım sanılması: dosya → katalog. Oysa doğru akış dört adımdır: dosya → eşleme → önizleme raporu → onay.
Çözüm: Kural nettir: önizlemesiz satır yazılmaz. Hatalı, eksik ve eşleşmeyen satırlar önce raporlanır; katalog ancak onayınızla değişir. Excel ürün aktarımı sayfasında bu akışın adımları tek tek anlatılıyor.
Yedi hatanın tek kökü
Dikkat ettiyseniz yedi hatanın hepsi aynı köke iner: aktarımı veri işi değil, kopyalama işi sanmak. Kopyalama bakış açısında amaç dosyayı içeri atmaktır; veri bakış açısında amaç, kataloğun sözleşmesini korumaktır — kod metindir, birim sözlüklüdür, varyant ailelidir, KDV kayıtlıdır, hiçbir satır onaysız girmez. Sözleşme bir kez kurulunca aktarım gerçekten de basitleşir; ama basitliği sözleşme sağlar, umursamazlık değil.
Aktarım öncesi 60 saniyelik kontrol listesi
- İlk satır başlık mı; her sütun tek bilgi mi?
- Kod/barkod sütunları metin olarak mı eşlendi?
- Birim sözlüğe bağlı mı; dönüşüm katsayısı alanı var mı?
- KDV oranı kayıtta mı?
- Varyant eksenleri işaretli mi?
- Önizleme raporunu kim onaylayacak, belli mi?
Altı kutu işaretliyse, listeniz ne kadar dağınık olursa olsun katalog temiz kurulur. Kurulumun büyük resmi için 2026 katalog rehberine, verinin tek yerde yaşaması için tek doğru kaynak yazısına devam edebilirsiniz.