Birden fazla markanın ürün kataloğu tek yerde nasıl tutulur?

1. Katalog neden dağılıyor?

Sorun ürün sayısı değil, kaynak sayısıdır. Beş markayla çalışan bir mağazada beş farklı veri düzeni vardır:

• Biri Excel gönderir, sütun düzeni her dönem değişir.
• Biri yalnızca PDF katalog verir, veri kopyalanamaz.
• Biri fiyatı e-postada, ürün listesini ayrı dosyada yollar.
• Biri ürün adını her listede biraz farklı yazar (“60x60”, “60×60”, “60 x 60 cm”).
• Görseller ayrı bir klasörde, dosya adları tutarsız.

Tek katalog kurmak, bu beş düzeni tek bir kayıt yapısına çevirmek demektir. Aksi hâlde “tek yer” dediğiniz şey, aynı dağınıklığın tek klasöre taşınmış hâli olur.

2. Kanonik ürün kaydı: hangi alanlar zorunlu?

Her ürün için tek bir doğru kayıt tutulur; markadan gelen listeler bu kayda eşleştirilir. Asgari alan seti:

3. Eşleştirme anahtarı: neyi kullanacaksınız?

Öncelik sırası şu şekildedir ve tartışmaya açık değildir:

1. Barkod (GTIN). Varsa her zaman birinci tercih.
2. Üretici ürün kodu. Marka içinde benzersizdir.
3. Marka + model kodu birleşimi. İlk ikisi yoksa.

Ürün adı asla anahtar olarak kullanılmaz. “60x60” ile “60×60” farklı iki metindir; isim üzerinden eşleştirme, aynı ürünü iki kez kataloğa sokar ya da yanlış ürünün fiyatını günceller. Bu hata sessizdir: fark edildiğinde çoktan teklif çıkmıştır.

Eşleşmeyen satırlar için kural basit: kataloğa yazma, raporla. İçe aktarma, insan onayı olmadan mevcut kaydı değiştirmemeli.

4. Teknik özellik sözlüğü

Özellikler serbest metin olarak yazılırsa katalog aranabilir olmaz. Her özelliğin tanımlı bir adı, tipi ve birimi olmalı:

• Ad sabittir: “Su emme oranı”, her üründe aynı yazılır — “su emme”, “emme oranı” gibi varyantlar oluşmaz.
• Tip bellidir: sayı, metin, seçenek listesi. Yüzey tipi bir seçenek listesidir (mat, parlak, yarı mat).
• Birim bellidir: mm, cm, %, kg. Değer 8 ise neyin 8 olduğu kayıtta durur.

Bu sözlük kurulmadan yapılan filtreleme ve vitrin araması çalışmaz; ürün sayısı arttıkça “aradığımı bulamıyorum” şikâyeti başlar.

5. Görsel ve belge düzeni

• Görseli ürüne bağlayın, klasöre değil. Dosya adına dayanan düzen, ilk yeniden adlandırmada bozulur.
• Her üründe en az bir kapak görseli olsun; vitrinde görselsiz ürün satmaz, teklifte de zayıf görünür.
• Teknik föy, garanti belgesi ve sertifika ürünle birlikte dursun. Müşteri sorduğunda aranacak yer tek olsun.
• Marka güncelleme yayınladığında görselin de sürümü değişir; eski görselle yeni ürün eşleşmesin.

6. İçe aktarma akışı

Sağlıklı bir aktarım beş aşamalıdır ve dördüncü aşamada insan onayı vardır:

1. Ayrıştır. Dosyayı oku, sütunları kataloğun alanlarına eşle.
2. Doğrula. Zorunlu alan boş mu, birim tanımlı mı, fiyat sayı mı?
3. Eşleştir. Barkod/kod üzerinden mevcut ürünleri bul; yeni olanları işaretle.
4. Önizle. Kaç ürün güncellenecek, kaçı yeni, kaçı eşleşmedi — rakamlarla göster.
5. Onayla ve işle. Onaydan önce kataloğa tek satır yazılmaz.

Bu akış, “dosyayı yükle, gerisini sistem halletsin” vaadinden yavaş görünür; ama kataloğun sessizce bozulmasını engelleyen tek pratik yöntem budur. Önizleme aşamasının üründeki hâli:

7. Katalog kalite kontrol listesi

• Barkodu olmayan ürün oranı nedir?
• Görseli olmayan kaç ürün var?
• Aynı üründen mükerrer kayıt var mı (kod bazlı kontrol)?
• Ölçü birimi tanımsız ürün kaldı mı?
• Hangi markanın listesi 90 günden eski?
• Son aktarımda eşleşmeyen satırlar çözüldü mü?

Katalog düzeni oturduktan sonraki adım fiyattır: fiyat listesi yönetimi rehberi bu tarafı anlatıyor. Düzen oturduğunda aynı havuz, vitrinde de yayınlanır — aşağıdaki ekran çalışan üründen alınmıştır:

ornek-yapi-market.wemeep.com/catalog

8. Sık sorulan sorular