1. Excel tam olarak nerede kırılıyor?
Excel kötü bir araç değil; yanlış işte kullanılıyor. Hesap makinesi olarak mükemmel, kayıt sistemi olarak zayıf. Fark şu dört noktada ortaya çıkar:
| Belirti | Asıl sebep |
|---|---|
| “Hangi dosya güncel?” sorusu | Tek doğru kayıt yok, kopyalar var |
| İki temsilci aynı ürüne farklı fiyat veriyor | İskonto kural değil, kişisel bilgi |
| Zam günü bir gün sürüyor | Fiyat ürüne yazılmış, kurala bağlanmamış |
| Teklifin akıbeti bilinmiyor | Dosya gönderildi, süreç takip edilmiyor |
Dikkat edin: dördü de hesaplama hatası değil. Excel doğru hesaplıyor; sorun verinin çoğalması ve kimsenin hangi kopyanın doğru olduğunu bilememesi.
2. Hangi iş nerede kalmalı?
“Excel’i tamamen bırakalım” kararı gereksiz ve genelde başarısız oluyor. Doğru ayrım şu:
| İş | Nerede | Neden |
|---|---|---|
| Ürün kaydı (ad, kod, barkod, birim) | Sistem | Tek doğru kayıt gerekir |
| Fiyat kuralı ve satış listesi | Sistem | Sürümlenmeli, geçmişe dönük doğrulanmalı |
| Teklif ve takibi | Sistem | Revizyon, onay ve görüntülenme kaydı |
| Senaryo hesabı, “ya şu olursa” | Excel | Serbest ve hızlı |
| Ay sonu analiz, pivot | Excel | Dışa aktarıp çalışmak en pratiği |
3. Geçişten önce: dosyaları tek düzene indirin
Bu adım yazılım seçiminden bağımsızdır ve zaten yapılması gereken iştir. Hangi sistemi seçerseniz seçin, aktarım kalitesi buradaki temizliğe bağlı olacak.
- Tüm marka listelerini tek bir çalışma kitabında toplayın, her marka bir sayfa.
- Kolonları aynı düzene getirin:
ürün adı · marka · üretici kodu · barkod · birim · liste fiyatı. - Barkodu olmayan satırları işaretleyin. Bunlar aktarımda elle eşleştirilecek satırlardır; sayısını baştan bilmek işi öngörülebilir kılar.
- Birimi netleştirin: m², kutu, takım, torba. Seramikte kutu içi m² değerini de yazın.
- Marka bazlı iskonto oranlarınızı ayrı bir sayfaya dökün — alış ve satış olarak iki sütun.
Bu beş madde bittiğinde geçişin zor kısmı bitmiştir. Ayrıntı için çok markalı katalog rehberine bakabilirsiniz.
4. Dört haftalık geçiş planı
| Hafta | Yapılan | Ölçüt |
|---|---|---|
| 1 | Dosya temizliği ve içe aktarma (önizlemeli) | Eşleşmeyen satır sayısı sıfıra yaklaştı mı? |
| 2 | İskonto kuralları ve ilk satış listesi sürümü | Fiyatsız ürün kalmadı mı? |
| 3 | Paralel çalışma: yeni teklifler yeni sistemden | Teklif hazırlama süresi eskiye göre ne oldu? |
| 4 | Eski dosyaların salt okunur arşive taşınması | Ekipten “dosya nerede” sorusu geliyor mu? |
Üçüncü hafta kritiktir: satış durmaz, yalnızca yeni teklifler yeni akıştan çıkar. Eski teklifler kendi dosyalarında kalır; geriye dönük veri taşımaya çalışmak geçişi gereksiz büyütür.
5. Ekip direncini azaltan üç şey
- İlk teklifi birlikte hazırlayın. Süre farkı konuşmayla değil, ekranda görülünce ikna eder.
- Excel’i yasaklamayın. Analiz için kalsın; yasak, gizli kopyaların doğmasına yol açar.
- İskonto yetkisini netleştirin. Temsilci neyi değiştirebileceğini bilirse sisteme güvenir; sınırsız yetki de, hiç yetki de aynı ölçüde sorun çıkarır.